スタートアップのためのPR会社
ベンチャー広報です。
新型コロナウイルスの影響で新しい生活様式が浸透しはじめ、記者さんへの情報提供の形が大きく変わった広報担当者さんも多いかと思います。特に、これまで直接面談でご案内していたものがオンラインへ変わり、ZoomやらGoogle MeetやらTeamsやら、色々なウェブ会議ツールも使いこなさなければなりません。
最近ではオンラインでの対応を快く受けてくださる記者さんも増え、30分でも情報提供のお時間をいただけることも！ 貴重な記者さんへの情報提供で慌てないよう、オンライン面談で失敗しない3つのコツをお伝えします。
（1）情報提供資料を、事前に隅々までチェックする
使い慣れた資料のはずが、オンラインでの情報提供になると、急に魔物へ化けてしまうことも…。直接会ってご案内する場合と、オンラインの画面共有でご案内する場合とで、「いつもと違う資料になってしまった」という感覚に陥った広報担当者さんが、いらっしゃるのではないでしょうか。
私自身も「いつもの資料のはずなのに、いつもの資料じゃない」感覚に混乱し、残念なご提案になってしまったことがあります（記者さんの懇意で、リベンジのお時間をいただき無事取材に繋がりましたが…お恥ずかしい経験です）。
いつも使っている資料だから大丈夫と思わず、情報提供で使用する資料の何ページにどんな内容を記載したか、特に訴求したいポイントはどのページに記載しているかなど、事前に細かくチェックしましょう。
（2）トークスクリプトを作る
提示する資料の準備だけでなく、トークスクリプトも用意しておきましょう。トークスクリプトなんてカンペのようで抵抗感があるかもしれませんが、オンラインでの情報提供は直接の情報提供と違い、五感を使った情報発信ができなくなります。
見せたいページまで一気にめくれない。戻るべきページにスッと戻れない。場合によっては実物も見せられない。そのため、「あれ？ 今なに話していたんだっけ？」などと、話している自分自身が混乱することもあります。
限られた時間の中で届けたい情報を正確に伝えるためにも、トークスクリプトの存在は、あなたの味方になってくれます！ トークスクリプト内に、資料の該当ページをメモしておくとページめくりの時に迷わなくて安心です。
（3）情報提供資料のデータを事前に共有する
画面共有する情報提供資料は、ダウンロードなどできるよう事前に準備しておいてください。そして、オンライン面談の直前にダウンロードURLを共有しましょう！ 場合によっては、先に送っておくのもありです。
情報を聞く立場からすると、モニターに表示された資料を相手のペースでページ送りされ、自分の読みたいペースで読めず、自分が気になる情報があっても、立ち止まれないというのは相当ストレスが溜まります。
情報提供後に、気になる点や質問がないか問いかけると思うのですが、それだけでは残念ながら質問が出やすい状況は作れません。情報の受け手である記者さんが、自分のペースで資料が読める環境づくりを心掛けることで、双方にとって良い情報交換ができるはずです。
ここまで、オンライン面談で失敗しないコツを、3つほどお伝えしましたが、実際に記者さんに情報共有する前に、社内でシミュレーションを実施するとよいでしょう。ただ、そうした事前準備が、なかなか難しいという企業広報さんもたくさんいらっしゃるかと思います。
