スタートアップのためのPR会社
ベンチャー広報です。
これまでの「女性誌攻略のススメ！」シリーズでは、
- ターゲット媒体の決め方
- 媒体調査方法
- 狙うべき企画
- 女性誌の進行スケジュール
などをお伝えしてきました。
これらはすべて、“アプローチする前に必要な準備”にすぎません。ではこれらの準備が整って、いざ、メディアキャラバンをする時にはどうしたらいいのか？
今回はそれについて書きたいと思います。
アプローチは基本電話で！
報道分析をして、アプローチすべき媒体も決まって、担当編集者の名前もわかったら、次はどうやって情報を届けたらいいか。
アプローチの方法は、基本的には”電話”がいいです。
編集部の電話番号は、雑誌の裏表紙や表紙の裏も目次横など、場所はそれぞれ違いますが、ほとんどの雑誌に記載があります。そこで電話番号を調べて、直接編集部に電話をします。
「お世話になっております。ベンチャー広報の佐藤と申します。夏の頭皮ケア向けの商品をご紹介したいのですが、ヘアケアを担当されているA様いらっしゃいますか？」
こんな感じで電話口の方にお伝えします。
ただ、みなさんお忙しいので、いつでも編集担当者が席にいるわけではないですし、いたとしても繋いでもらえない可能性もあります。
在席中だった場合、不在だった場合、在席中だけど繋いでもらえなかった場合、それぞれの対応を簡単に説明します。
パターン１：担当者が在席中で、電話を繋いでもらえた場合
担当者に繋いでもらえた場合、PRしたい商品の特長を簡潔にお伝えし、面会のアポイントをとりましょう。
電話口で商品の詳細を長々と話すのはNGです。
資料もなく実物もない状態で、初めて知る商品の情報が理解できるわけがありません。あくまで電話では、特長を簡潔にお伝えすることがポイントです。
そして、
「一度実物の商品もお持ちしたいので、今週もしくは来週で30分程度ご面会のお時間いただけないですか？」
とお伝えし、直接キャラバンのアポと取り付けましょう。
パターン2：担当者が不在だった場合
ご不在だった場合には、再度、日を改めてコンタクトするしかありません。
ただ、ここでポイントなのは、
「わかりました。また改めてかけなおします。」
だけで終わらせないこと。
「わかりました。また改めてかけなおしますが、明日の〇〇時頃はいらっしゃいますか？」
と具体的に日時を指定してご都合を聞いてみてください。
そして
「電話があったことだけお伝えください。」
と伝言を残してもらうことです。
そのほうが、担当者に繋がる可能性はあがりますし、翌日電話が繋がった時に
「初めまして」ではなく、
「昨日も電話してもらってましたよね？」
という印象から始めることができます。
パターン3：担当者が在席中だけど、繋いでもらえなかった場合
校了や取材で外出する前の忙しいときに電話をしてしまった場合、席にはいるけど忙しいから繋いでもらえない、ということはよくあることです。
その場合、繋いでもらえなかった、であきらめるのはNG。
「先に商品情報だけお送りさせていただきたいので、メールアドレスを教えていただけますか？」と必ずメールアドレスを聞くようにしてください。
そうすれば、次にプレスリリースを出したときや何かアプローチするネタがあったときに、直接担当者に情報を届けることができるようになります。
別の担当者に連絡するのは、アリか？ナシか？
結論からいうと、アリです。
例えば、美容系の担当者にアプローチしたい場合、もしその媒体の美容担当者が１名だったら、別の担当者にアプローチをしても意味がないです。
しかし、媒体によっては、担当が一人であるとは限りません。
美容担当者が複数人いることがわかった場合は、担当者を変えて再度アプローチしてみるのも一つの手です。
私の経験上、担当者同士のネタの共有は、ほとんどしていないと言ってもいいと思います。なので、先月Aさんという担当者に面会してサンプリングもしたけど、翌月Bさんという担当者に話したら「全く初めて聞きました」ということがよくあります。
「先にAさんに情報提供しているから、次も同じAさんにしないと失礼ですか？」
とよく質問がありますが、そんなことはありません。
実はそれは逆で、
「Aさんには情報提供しているけど、私には一度も情報提供してくれない」
とマイナスイメージにつながる可能性もあります。
担当者を変えることで、毎月同じ媒体に何かしらアプローチができるので、むしろ遠慮なくアプローチすることをオススメします。
最近は直接面会するのを控えているメディアも多いので、オンラインキャラバンなどの方法も活用しながら、攻めのPRをぜひ実践してみてください！
