【新人広報さん向け】記者さんとのアポが取れた！…けど、当日どうしたらいいの？

スタートアップのためのPR会社
ベンチャー広報です。

新人広報さんからの質問ベスト3に入ると言っても過言ではないテーマです。

• 「記者さんとお会いする約束ができた！でも当日どうしたらいいの？」

今日はそんな方に役立つ「事前準備」と「当日すること」をお話します。

まず、アポがとれたら当日までに準備をしましょう（今回はリリースに関する情報提供でアポが取れたと想定します）！

１. リリース資料の準備

当日、記者さんにお渡しできるリリース資料を用意しましょう。

リリースって、自分で作っておきながら内容に腹落ちしていないのに文章化していることもあると思います。

そこは記者さんにとって気になるポイントだったりする可能性もあるので、リリースに記載されている内容の根拠や「なぜ？」と思うポイントは、事前に事実確認をしたり、根拠を明確にしておきましょう。

２. プレスキットの準備

営業資料として使っている会社概要をお持ちするのもいいのですが、せっかくなら「プレスキット」を作ってお渡ししましょう。

プレスキットとは、メディアの方に興味関心を持っていただけそうな自社の事柄をまとめたプロフィール資料です。

資料は以下の項目をベースに構成します。

（あくまで例なので、自社で訴求したいポイントがあれば、画像やテキストを用意して資料に載せていきましょう！）

a.会社概要
b.社長のプロフィール
c.提供しているサービス
d.なぜそのサービス（商品）を提供しているのか
→これは「世の中の課題」や「ニーズ」を明確にして、それらを「解消する」「満たす」ようなサービスであることを表現できると、企業やサービスの存在意義を伝えやすくなります
e.提供しているサービスの特徴と優位性と市場感
f.導入実績や利用企業実績
g.取材でご協力できること
h.これまでのメディア掲載実績

３. お会いする記者さんが書いている記事をチェック

せっかく会う時間をいただいたので、少しでも記者さんの興味関心のある情報提供をしたいですね。

改めて記者さんの直近の記事をチェックして、どんなテーマで記事を書いているのか、なぜ情報提供の機会をもらえたのかを確認してみましょう。

そうすることで、リリースの内容のどんなところを深堀して質問されるか、プレスリリースに記載されていないけれどお伝えすべき点などが見えてきます。

４. 当日の挑み方

できればPCはオンラインにし、社内で利用しているコミュニケーションツールがあれば立ち上げておきましょう。

可能であれば、訪問当日の記者さんとお会いする時間帯を社内の関係者に伝え、情報提供中に質問が会った際、投げかける可能性があることをお伝えしておくと良いです。

記者さんから自分だけではすぐに答えられない質問が投げかけられた際、持ち帰って後日回答するよりも、すぐに回答できた方が記者さんにも喜ばれます。

名刺交換が完了しました。さて、情報提供を開始しましょう！

（1）まずはプレスキットをお渡しして会社情報をご案内

早速リリースを！といきたいところですが、自分の会社がなにものなのかをご案内してから、プレスキットの項目「a→b→c」をお話してから「リリース情報」という流れで情報提供を進めましょう。

（2）プレスリリースのご案内

リリースに書かれた内容をそのまま読み上げるようなことはしないでくださいね！

訴求したいポイントを軸に、「どんなことができるのか」「どんな課題解決ができるのか」「どんな価値を提供できるのか」をお伝えしてみてください。

（3）プレスキットの続きをご紹介

リリースに関する情報提供だけではなく、今後「こんな場面でご取材協力可能です」をお伝えしておくと、そういえば！と思い出してくれることも…

（4）情報収集

情報提供を終えてホッと一息…ではいけません。今度はお会いできた記者さんから情報収集をしましょう！

・どんなことに興味関心があるのか
・どんな内容だと情報提供してもらって価値を感じてもらえそうか
・ご趣味

「え？趣味？」となるかもしれませんが、共通の趣味があると趣味の情報交換もできて、今後のコミュニケーションも楽しくなります。

最初は社内のメンバーに記者さん役をしてもらって、ロープレをするのがおススメです。

適切な情報提供ができているか、追加で伝えてもらいたいことはないかなど見えてきます。

ロープレに協力してもらうことで、「広報のお仕事」について少し理解してもらえるかもしれません。

ぜひ、試してみてください！