スタートアップのためのPR会社
株式会社ベンチャー広報
代表取締役の野澤直人です。
「新聞の記者や雑誌の編集者にアポ入れの電話をしているのですが、先方が不在だったり、忙しそうだったりで、なかなか直接話をすることができません。どうしたらいいでしょうか。」
当社のクライアントの広報担当者から、よくこのような相談を頂きます。
プレスリリースの一斉配信に頼ることなく、マスコミ関係者と個別にコンタクトを取る活動を始めると、おそらく最初にぶつかるのがこの課題です。
面識のない記者や編集者だと、携帯電話の番号もわかりませんし、会社に電話しても、なかなかつながらないですよね。
ここで、
「やっぱりマスコミの人と直接話をするのはハードルが高いなー」
とあきらめてしまう広報担当者も多いのですが、それは単にやり方が下手なだけです。
ちょっとしたコツさえつかめば、飛躍的に成功率が高まります。
新聞、雑誌、テレビなど、媒体ごとにポイントが異なるので、今回は新聞にしぼって、具体的なノウハウをご紹介しましょう。
電話するタイミングはいつがいい？
結論からいうと、狙い目は17時～20時くらいの時間帯です。
新聞記者は日中、基本的には取材に出ており昼間はほとんど社内にいません。朝は出社せず、取材先に直行することも多々あります。
ただ、記者は基本的に、夕方には会社にもどります。なぜかというと、原稿を書くためです。したがって、夕方以降は自分のデスクにいることが多い。
そこを狙って電話しましょう。
電話がつながったら、何を話すべき？
さて、運良く記者と電話がつながりました。
そのときに注意して欲しいことがひとつだけあります。
それは、あまり長電話をしないこと。
新聞記者は常に締切に向けて原稿を書いていますので、時として、非常に切羽詰まった状況だったりします。それをふまえた上で、初めて電話する相手とは出来るだけ短い時間で、情報を伝えることを心がけましょう。
理想は1、2分。長くても3分以内にとどめてください。
え？3分では、自社の商品やサービスの説明をしきれないって？
ここ、非常に大事なところで、多くの広報担当者が間違った対応をしています。
記者に電話がつながると嬉しさのあまり、プレスリリースの内容を電話口で全て説明しようとする広報担当者がいますが、これは絶対やめた方がいいですよ。記者から嫌われる可能性がかなり高いです。
面識のない記者に初めて電話する目的は何でしょうか？
それは、プレスリリースの内容を説明することではありません。
目的はあくまでも、記者にアポイントを取ることです。
これを決して間違えないように。
アポイントを取るのが目的なら、プレスリリースの要点だけを1分程度で簡潔に説明し、記者に興味付けをしたら、後は、
「詳しくは一度お目にかかってご説明させてください」
と言って、アポイントの日時調整に入ればいいのです。これなら、3分あればこと足ります。
「いやー、忙しくて会う時間ないんだよね」と記者に渋られたら、
「では、詳しい資料をお送りしますので」といって、
相手の名前、メールアドレス、直通の電話番号、FAX番号を聞きましょう。
最低限、そこまでできれば、ファースステップとしてはOKです。
記者の個人情報さえ収集できれば、継続的にコンタクトできますから、後はじっくり攻めればいいわけですね。
新聞記者に電話でコンタクトするコツ
- 平日の17時～20時の時間帯を狙う。
- 電話の目的はアポイントを取ること。話は手短かに。3分以内でまとめる。
- アポが取れなければ、記者個人の連絡先を聞いて、長期戦に持ち込む。
