スタートアップのためのPR会社
ベンチャー広報の野澤です。
スポーツ関連のイベントPRをお手伝いしたときの話しです。
イベント会場への来場促進と主催企業の認知向上がPRの目的だったのですが、おかげさまで、新聞・雑誌・テレビなど多くのメディアに取り上げてもらい、大きな反響を得ることができました。
今回は、イベントPRの具体的な手法をご紹介させていただきます。イベントのPR活動は、3STEP！
STEP1：事前告知記事を書いてもらう
イベントを開催する3、4ヵ月前からプレスリリースを作り始めます。
早すぎると思われるかもしれませんが、雑誌媒体で告知記事を書いてもらうためには、少なくとも3ヵ月前くらいからメディアへのコンタクトを開始しないと、雑誌の発売時期に間に合いません。
新聞に対しては、イベント開催地にある全国紙の支局（横浜でやるイベントなら朝日新聞、読売新聞の横浜支局など）に情報提供しましょう。
こちらもイベント告知については、情報提供の受付締切が開催日の1ヵ月～3週間前に設定されている場合が多いので、早めに動くことが重要です。
STEP2：イベント当日に取材に来てもらう
イベント開催日まで1ヵ月をきったら、当日取材の誘致に入ります。
やはりテレビ取材をとりたいところですね。
民放の全国ネットの番組だけでなく、イベント開催地のローカルテレビ局（横浜ならテレビ神奈川や地元のケーブルテレビなど）にも声をかけることで、より多くの媒体を呼べる可能性が広がります。
忘れてはいけないのはNHKです。
NHKは地域の話題には敏感ですので、イベント開催地にあるNHK支局の記者にコンタクトを取りましょう。
アプローチの手順としては、まずイベントの2、3週間前に、プレスリリースを郵送かFAXで送ります。
そして、イベント開催の1週間前から前日の期間で再度リリースをFAXし、あわせて電話で当日の取材をお願いする、という方法が有効です。
イベント当日への取材誘致では、この「同じリリースを2回送る」というのがポイントです。
新聞やWEB媒体も同じですが、特にテレビについては、イベントや催し物、記者会見を取材する際、事前に多くの情報を集めた上で、どこを取材するのかは前日あるいは当日の朝に決定します。
したがって、2、3週間前にリリースを送ってイベントの内容を認知させた上で、開催直前に再度FAX＋電話でプッシュするのが有効なのです。
イベント関連のプレスリリースには、必ず最後のページにFAX返信用シートをつけましょう。これはイベントの取材を希望するメディアが、主催者に取材申込をするための用紙です。
これをつけてプレスリリースを送っておくと、思わぬ媒体から前日くらいに取材の申込が自動的に入ることがあります。
STEP3：イベントの結果や当日の様子を、資料だけで報道してもらう
事前にアプローチした記者や編集者の中で、イベントに興味はもってもらえたものの、当日どうしても都合がつかず、取材にこられなかった、というケースが少なからずあります。
そういったメディア関係者や事前にプレスリリースを送った媒体には、イベントの結果や当日の様子をまとめた「イベント報告のプレスリリース」を作って、後日送りましょう。
記者が興味を持ってくれていれば、当日取材がなくても、その資料内容をもとに記事を書いてくれる場合があります。
今回ご紹介したのがイベントPRの基本的なセオリーになります。
せっかくイベントを開催するならPRをしない正直もったいないです… うまくいけば無料で宣伝できるのですから。
